Quote-to-Cash, Schritt für Schritt
Die sieben Schritte vom Angebot bis zum realisierten Umsatz, was zwischen ihnen meist schiefgeht und was Sie messen sollten.
Quote-to-Cash ist alles zwischen „hier ist unser Angebot“ und dem Umsatz in den Büchern. Gut gemacht, werden die Konditionen einmal geschrieben und durch jeden Schritt getragen. Schlecht gemacht, werden sie fünfmal abgetippt, und jede Kopie entfernt sich ein Stück weiter von dem, was der Kunde vereinbart hat.
Die sieben Schritte
| Schritt | Was passiert | Was meist schiefgeht |
|---|---|---|
| Anbieten | Den Deal bepreisen: Pläne, Nutzung, Rabatte, Testphasen, Einrichtungsgebühren. | Preise aus einer veralteten Liste; Rabatte, die niemand freigegeben hat. |
| Freigeben | Die richtigen Personen stimmen den Konditionen zu, bevor der Kunde sie sieht. | Freigaben im Chat; Änderungen nach der Freigabe. |
| Unterschreiben | Der Kunde nimmt die Konditionen an. | Die unterschriebene Version ist nicht die freigegebene; niemand weiß, wer noch unterschreiben muss. |
| Onboarden | Die Übergabe an Umsetzung, Compliance-Prüfungen und Einrichtung. | Ein Starttermin, zugesagt, bevor jemand geprüft hat, was nötig ist. |
| Abrechnen | Jeden Zeitraum nach den angenommenen Konditionen abrechnen. | Abrechnung von Hand aus einem PDF eingerichtet; Nutzung in einer Tabelle bepreist. |
| Einziehen | Erinnerungen, Zahlungen und Abgleich. | Erinnerungen an Kunden, die schon bezahlt haben; Zahlungen, die niemand zuordnen kann. |
| Realisieren | Umsatz über den Leistungszeitraum, abgeschlossen und berichtet. | Zahlen, die sich keinem Vertrag zuordnen lassen. |
Der rote Faden: die angenommenen Konditionen
Die nützlichste Gewohnheit ist, eine einzige Version der Konditionen zu führen, nämlich die, die der Kunde angenommen hat, und jeden späteren Schritt daraus lesen zu lassen. Dann können Rechnungen nicht vom Vertrag abweichen, ein Rabatt wird bei der Verlängerung nicht vergessen, und jede Zahl lässt sich bis zur Unterschrift dahinter zurückverfolgen.
Das heißt: Angebot und Vertrag teilen sich ihre Preise, der Vertrag ist nach der Unterschrift fixiert, die Abrechnung wird aus den unterschriebenen Konditionen eingerichtet statt abgetippt, und eine spätere Änderung Ihrer Preisliste schreibt nicht um, was ein Bestandskunde vereinbart hat.
Wo Übergaben scheitern
- Vom Vertrieb an die Finanzen. Das unterschriebene PDF geht per E-Mail an die Finanzabteilung, die die Abrechnung von Hand einrichtet. Prüfen Sie: Lässt sich die Abrechnung einrichten, ohne einen einzigen Preis abzutippen?
- Vom Vertrieb an Operations. Ein Starttermin wird zugesagt, bevor jemand weiß, was das Onboarding braucht. Prüfen Sie: Kommt jeder neue Kunde mit einer verantwortlichen Person und einer Liste dessen, was nötig ist?
- Von der Abrechnung ans Forderungsmanagement. Erinnerungen gehen an Kunden, die gestern bezahlt haben. Prüfen Sie: Werden Erinnerungen auf Basis des bestätigten Zahlungsstatus verschickt, nicht aus einer Tabelle?
- Vom Forderungsmanagement in die Bücher. Zahlungen landen auf dem Konto, aber nicht bei den Rechnungen. Prüfen Sie: Wird jede Zahlung der Rechnung zugeordnet, die sie begleicht?
Was Sie messen sollten
- Tage vom versendeten Angebot bis zur Unterschrift.
- Tage von der Unterschrift bis zur ersten Rechnung.
- Days Sales Outstanding (DSO): was Kunden schulden, im Verhältnis zu dem, was Sie berechnen.
- Strittige Rechnungen als Anteil aller versendeten Rechnungen.
- Umsatz, den Sie auf einen unterschriebenen Vertrag zurückführen können. Das Ziel: alles.