Was eine elektronische Signatur belastbar macht
Absicht, Einwilligung, Identität, Unversehrtheit und Nachweise: fünf Punkte, auf die es ankommt, und was in Deutschland gilt.
In der EU regelt die eIDAS-Verordnung elektronische Signaturen: Einer elektronischen Signatur dürfen Rechtswirkung und Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Und in Deutschland sind die meisten Verträge formfrei; sie können mündlich, per E-Mail oder elektronisch unterschrieben geschlossen werden.
Wenn eine Unterschrift angezweifelt wird, geht es deshalb selten darum, ob elektronische Signaturen erlaubt sind. Es geht darum, ob Sie zeigen können, wer unterschrieben hat, dass die Person es wollte und dass sich das Dokument seitdem nicht verändert hat. Vorher lohnt ein Blick auf die Form.
Wann die Form eine Rolle spielt
Einige Erklärungen verlangt das Gesetz in Schriftform (§ 126 BGB), also mit eigenhändiger Unterschrift. Elektronisch lässt sich die Schriftform nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzen (§ 126a BGB). Bei manchen Erklärungen schließt das Gesetz auch das aus, etwa bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB) oder bei einer Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB). Wo dagegen nur die Textform verlangt ist (§ 126b BGB), genügt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, etwa eine E-Mail.
Für alle anderen Verträge entscheiden fünf Punkte, wie belastbar eine elektronische Unterschrift ist.
1. Die Absicht zu unterschreiben
Die unterzeichnende Person muss unterschreiben wollen. Eine bewusste Handlung, etwa eine Unterschrift zu zeichnen oder zu tippen und auf eine klar beschriftete Schaltfläche zu klicken, zeigt die Absicht weit besser als ein Stempel, der für sie gesetzt wird. In Qasha setzt jede Person ihre eigene Unterschrift, getippt, gezeichnet oder gespeichert, und unterschreibt mit einer eigenen Schaltfläche.
2. Die Zustimmung zur elektronischen Unterschrift
Es hilft, zeigen zu können, dass jede unterzeichnende Person der elektronischen Unterschrift zugestimmt hat. In Qasha kann niemand unterschreiben, ohne zu bestätigen, das Dokument geprüft zu haben, zur Unterschrift berechtigt zu sein und einer elektronischen Signatur zuzustimmen; diese Erklärung steht auf dem Abschlusszertifikat.
3. Wer unterschrieben hat
Eine Unterschrift ist nur so gut wie ihre Verbindung zu einer Person. Ein per E-Mail verschickter Link zeigt, dass jemand mit Zugang zu diesem Postfach unterschrieben hat; ein Einmalcode im Moment der Unterschrift fügt eine Prüfung hinzu. In Qasha hat jede unterzeichnende Person ihren eigenen Link und bestätigt einen Einmalcode an ihre E-Mail-Adresse; ein Code gilt zehn Minuten und erlaubt fünf Versuche. Bei Verträgen, bei denen mehr auf dem Spiel steht, ergänzen Sie eine eigene Prüfung, etwa einen Rückruf.
4. Das Dokument ist unverändert
Eine Unterschrift bedeutet wenig, wenn sich das Dokument danach bearbeiten lässt. Ein versiegeltes PDF trägt ein kryptografisches Siegel über den gesamten Inhalt: Öffnen Sie es in einem PDF-Reader, und jede spätere Änderung wird sichtbar. In Qasha wird jedes unterschriebene Exemplar mit einem vertrauenswürdigen Zeitstempel nach RFC 3161 einer unabhängigen Zeitstempelstelle versiegelt, der zugleich festhält, wann versiegelt wurde.
5. Ein Nachweis, den Sie später vorlegen können
Streitfälle kommen oft Jahre nach der Unterschrift. Bewahren Sie die Nachweise deshalb beim Dokument auf: das unterschriebene Exemplar, das Abschlusszertifikat und den Prüfpfad, also wem das Dokument geschickt wurde, wann jede Person es geöffnet und unterschrieben hat und von welcher IP-Adresse und welchem Gerät aus. In Qasha erhalten die Unterzeichnenden das Zertifikat; der Prüfpfad bleibt privat bei Ihrem Team, bereit, falls er je gebraucht wird.
Einfach, fortgeschritten, qualifiziert
Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Arten elektronischer Signaturen. Die meisten Geschäftsverträge werden mit einfachen oder fortgeschrittenen elektronischen Signaturen geschlossen. Eine qualifizierte elektronische Signatur, erstellt mit einem qualifizierten Zertifikat auf einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit, steht EU-weit der handschriftlichen Unterschrift gleich. Qasha-Signaturen sind elektronische Signaturen mit den oben beschriebenen Nachweisen; qualifizierte Signaturen sind sie nicht. Wo das Gesetz oder Ihr Vertragspartner eine qualifizierte Signatur verlangt, nutzen Sie einen Anbieter, der sie ausstellt.
Mehr dazu, wie Qasha mit Unterschriften umgeht: E-Signatur und Sicherheit.