Bankformulare ausfüllen und unterschreiben, ohne sie auszudrucken
Kontoeröffnungsformulare und Partnerunterlagen direkt im Dokument ausfüllen und unterschreiben und ein versiegeltes Exemplar zurückschicken.
Banken, Versicherer und Partner schicken immer noch PDFs: ein Kontoeröffnungsformular, Unterlagen für das Lieferanten-Onboarding, eine Selbstauskunft. Sie wollen sie vollständig zurück, mit Unterschriften in den Feldern, die sie vorgesehen haben. Der übliche Weg: ausdrucken, von Hand ausfüllen, unterschreiben, scannen, mailen, und alles noch einmal, wenn ein Feld fehlt. So geht es ohne Drucker, und das sollten Sie prüfen, bevor Sie das Formular zurückschicken.
Vorab: Fragen Sie, welche Unterschrift akzeptiert wird
Viele Banken akzeptieren elektronisch unterschriebene Formulare. Manche verlangen bei bestimmten Dokumenten aber weiterhin eine Unterschrift auf Papier oder möchten Formulare in einer Filiale unterschrieben haben, und wo das Gesetz die Schriftform verlangt, genügt elektronisch nur eine qualifizierte elektronische Signatur. Eine kurze E-Mail an Ihre Ansprechperson erspart eine zweite Runde. Fragt die Bank, wie das Formular unterschrieben wurde, schicken Sie das Abschlusszertifikat.
1. Laden Sie das Formular so hoch, wie Sie es bekommen haben
Laden Sie das PDF, die Word-Datei oder den Scan genau so hoch, wie er kam. Tippen Sie das Formular nicht in eine Vorlage ab: Die Bank erwartet ihr eigenes Formular zurück, Seite für Seite. Qasha behält die Seiten des Formulars und schreibt nur dort, wo ausgefüllt und unterschrieben wird.
2. Prüfen Sie die Felder, die Qasha gefunden hat
Qasha liest das Formular und markiert, wo geschrieben werden soll:
- Linien und Kästchen zum Beschreiben, auch Reihen von Zeichenkästchen für Kontonummern und Daten;
- Ankreuzfelder, die einen Haken oder ein X nehmen, wie es das Formular verlangt;
- Felder für Unterschriften und Initialen sowie Felder für ein Passfoto;
- die Felder, die ein ausfüllbares PDF bereits mitbringt, mit ihren Beschriftungen.
Linien, Kästchen und Ankreuzfelder findet Qasha unabhängig von der Sprache. Unterschrifts-, Datums- und Fotofelder erkennt es heute an englischen Beschriftungen wie „Signature“ oder „Date“. Prüfen Sie bei deutschen Formularen deshalb, ob Felder wie „Unterschrift“ oder „Ort, Datum“ als solche erkannt wurden, und setzen Sie sie andernfalls von Hand. Eine gescannte Seite wird zuerst begradigt und per Texterkennung gelesen, und ihre Felder werden zur genaueren Prüfung markiert, denn ein Scan ist nie so sauber wie das Original.
3. Ihren Teil ausfüllen
Wählen Sie „Fill in myself“ und tippen Sie direkt in das Formular; Tab springt zum nächsten Feld. Zeichenkästchen nehmen je ein Zeichen, und Daten werden in die Tages-, Monats- und Jahresfelder geschrieben, die das Formular vorgibt.
4. Den Rest zuweisen
Geben Sie jeder unterzeichnenden Person ihre Felder, etwa der Geschäftsführung, weiteren Gesellschaftern oder der Ansprechperson der Bank, und legen Sie die Reihenfolge fest. Jede Person erhält ihren eigenen Link per E-Mail und bestätigt ihn mit einem Einmalcode. Niemand braucht ein Konto.
5. Dort unterschreiben, wo die Bank es vorsieht
Unterzeichnende tippen oder zeichnen ihre Unterschrift oder nutzen eine gespeicherte, und sie landet in den Feldern des Formulars selbst, nicht auf einer angehängten Seite. Sobald die letzte Person unterschreibt, versiegelt Qasha das Exemplar mit einem vertrauenswürdigen Zeitstempel nach RFC 3161, sodass jede spätere Änderung in jedem PDF-Reader sichtbar wird.
6. Zurückschicken
Laden Sie das versiegelte Exemplar herunter und schicken Sie es so, wie die Bank es wünscht. Jede unterzeichnende Person erhält ein Abschlusszertifikat; der vollständige Prüfpfad mit IP-Adressen und Geräten bleibt bei Ihrem Team.
Mehr dazu: Jedes PDF ausfüllen & unterschreiben und was eine elektronische Signatur belastbar macht.